Pengolahan Bahan Pustaka
Dibidang tugas-tugas yang dilaksanakan diperpustakaan terdapat suatu kegiatan yang dikenal dengan istilah processing, dalam bahasa Indonesia dapat diterjemahkan secara umum menjadi pemrosesan atau pengolahan Menurut P. Sumardji dalam bukunya yang berjudul Mengelola Perpustakaan mengartikan bahwa:
” Yang dimaksud dengan kegiatan pemrosesan atau pengolahan ini ialah kegiatan mengolah pelbagai macam bahan koleksi yang diterima perpustakaan berupa buku, surat kabar, majalah, buletin, laporan, skripsi/thesis, penerbitan pemerintah, atlas, manuskrip dan lain sebagainya, agar menjadi dalam keadaan siap untuk :
· Diatur pada tempat-tempat tertentu;
· Disusun secara sistematis sesuai dengan sistim yang berlaku;
· Dipergunakan oleh siapa saja yang memerlukan (para pengunjung perpustakaan)”(P. Sumardji, 1993:13).
Pengertian pengolahan lain diungkapkan oleh Sutarno NS
”Penolahan atau ”procesing” adalah pekerjaan yang diawali sejak koleksi diterima diperpustakaan sampai dengan penempatan di rak atau ditempat tertentu yang telah disediakan. Untuk kemudian siap dipakai oleh pemakai. Pekerjaan pengolahan koleksi yang berbentuk tercetak (print matter) dan yang terekam (recorded matter)dibedakan dan dipisahkan, meskipun ada pekerjaan yang memiliki kesamaan”(Sutarno, 2006:179).
Dari pengertian-pengertian diatas dapat disimpulkan bahwa pengolahan bahan pustaka adalah kegiatan mengelola berbagai macam bahan pustaka yang dimulai dari bahan pustaka diterima perpustakaan sampai dengan penempatan di tempat penyimpanan bahan pustaka agar bisa dipergunakan oleh siapapun yang membutuhkan.
Tujuan Pengolahan bahan pustaka
Tujuan pengolahan bahan pustaka adalah agar semua buku-buku dapat terorganisir dengan baik, sehingga dapat dikelompokan berdasarkan ciri serta isi yang terkandung dalam buku tersebut.
Fungsi Pengolahan bahan pustaka
Fungsi pengolahan bahan pustaka dimaksudkan untuk memudahkan penyimpanan dan temu kembali informasi baik pustakawan maupun pengguna jasa perpustakaan
Langkah-Langkah Pengolahan bahan Pusataka
Dalam tugas yang dilaksanakan diperpustakaan terdapat suatu kegiatan yang dikenal dengan pengolahan bahan pustaka, lankah-langkah dalam pengolahan bahan pustaka antara lain :
Inventarisasi
Setiap buku yang baru diterima oleh perpustakaan baik buku pembelian, hadiah maupun tukar menukar sebaiknya segera di daftarkan kedalam buku induk /inventarisasi kegiatan ini adalah inventarisasi bahan pustaka, Inventarisasi yaitu pekerjaan mendaftar setiap buku yang diterima perpustakaan agar data mengenai penerimaan ataupun pemilikan buku tercatat secara teratur (P. Sumardji, 1993:13).
Sebelum mencatat kedalam buku inventarisasi menurut P. Sumardji mengungkapkan bahwa buku inventarisasi harus ada/disediakan tiga macam yaitu
Buku inventaris pembelian
Buku inventaris pembelian untuk keperluan mencatat buku-buku yang berasal dari pembelian.
Buku inventarisasi hadiah
Buku inventarisasi hadiah untuk keperluan mencatat buku buku yang berasal dari hadiah, pemberian atau sumbangan.
Buku inventaris pertukaran
Buku inventarisasi hadiah untuk keperluan mencatat buku-buku yang berasal dari hasil tukar-menukar koleksi buku dengan perpustakaan lain.
Lebih lanjut P, sumardji mengungkapkan kolom-kolom yang harus ada pada buku inventarisasi yaitu:
· Kolom ke 1, Nomor Urut disingkat No.
· Kolom ke 2, Tanggal disingkat Tgl.
· Kolom ke 3, Asal Buku disingkat Asal
· Kolom ke 4, Pengarang
· Kolom ke 5, Judul
· Kolom ke 6, Jumlah Eksemplar disingkat eks.
· Kolom ke 7, Jumlah Judul disingkat jud.
· Kolom ke 8, Harga Satuan disingkat Satuan
· Kolom ke 9, Jumlah Harga disingkat Jumlah
· Kolom ke 10, Macam Buku disingkat Macam.
Kolom ini kemudian di bagi 3 yang masing-masing berukuran 1 cm untuk kemudian diisi dengan keterangan singkat :
U (untuk isian macam buku yang isinya umum);
R (untuk isian macam buku bentuk refrens, seperti kamus, ensiklopedia)
LL (untuk isian macam buku selain kedua macam tersebut di atas )
· Kolom ke 11, Bahasa buku disingkat Bahasa.
Kolom ini kemudian dibagi 3 yang masing-masing berukuran 1 cm untuk kemudian diisi dengan keterangan singkat :
· Ind. (Untuk isian buku yang berbahasa Indonesia);
· Ing. (Untuk isian buku yang berbahasa Inggris);
· LL. (Untuk isian buku yang berbahasa Asing lainnya).
· Kolom ke 12, Nomor Inventaris disingkat Inventaris
· Kolom ke 13, Nomor Penempatan disingkat Penempatan
· Kolom ke 14, Keterangan.
Kolom-kolom tersebut dipergunakan semua apabila untuk keperluan mencatat buku-buku yang berasal dari pembelian. Tetapi apabila dipergunakan untuk mencatat buku-buku yang berasal dari hadiah maupun dari hasil pertukaran, kolom 8 dan 9 ditiadakan (tak perlu dipergunakan).
Kegiatan lain dalam inventarisasi bukan hanya mencatat deskripsi buku kedalam buku inventarisasi namun kegiatan lain yaitu pemberian cap/stempel perpustakaan. Pemberian cap/stempel perpustakaan yaitu pekerjaan memberi tanda atau ciri dengan cap/stempel perpustakaan pada buku untuk menyatakan bahwa buku tersebut adalah milik perpustakaan (P. Sumardji, 1993:13).
Klasifikasi
Perpustakaan merupakan tempat menggali dan mencari informasi yang dibutuhkan, untuk berbagai kepentingan/kebutuhan pengguna jasa perpustakaan. Agar informasi yang ada di perpustakaan bisa disimpan dan ditemukan dengan mudah dan cepat. Untuk memudahkan menyimpan dan menemukannnya bahan pustaka harus diolah terlebih dahulu, salah satu kegiatan pengolahan bahan pustaka adalah klasifikasi, Klasifikasi adalah penggolangan atau pengelompokan buku berdasarkan subjek atau isi buku yang bersangkuatan (M. Yusup, 2007:40).
Sedangkan menurut Daryanto mengungkapkan Klasifikasi adalah menggolongkan bahan pustaka dengan sistem tertentu dan katalogisasi berperan sebagai kunci pembuka untuk menelusur bahan pustaka yang dimiliki sebuah perpustakaan secara efisien (Daryanto, 1985:86).
Tujuan klasifikasi dalam perpustakaan ialah untuk memudahkan mencari bahan pustaka, memudahkan menemukan bahan pustaka yang dicari dengan cepat dan tepat serta bagi pengelola atau pengguna perpustakaan memudahkan untuk menyimpan atau ditempatkan kembali ke tempat bahan pustaka.
Dari berbagai sistem klasifikasi DDC (Dewey Decimal Classification) adalah sistem klasifikasi yang paling terkenal dalam perpustakaan, adapun beberapa jenis sistem klasifikasi yang ada di dunia menurut Daryanto adalah:
DDC (Dewey Decimal Classification)
UDC (Universal Decimal Classification)
LCC(Library of Congres Classification)
Ranganathan (dipakai di India).
Katalog
Katalog merupakan alat di perpustakaan untuk memudahkan pengguna perpustakaan dalam mencari buku yang dibutuhkan oleh pengguna perpustakaan, Sutarno NS mengartikan katalogisasi adalah kegiatan membuat deskripsi data bibliografi suatu bahan pustaka menurutstandar atau peraturan tertentu. Hasil mengkatalogisasi dapat berupa deskripsi (entry) yang dibuat dalam bentuk kartu katalog atau yang dimuat dalam pangkalan data komputer. Katalog merupakan wakil koleksi bahan pustaka.
Katalogisasi dibagi menjadi tiga macam, yaitu :
a. Katalogisasi sederhana, adalah kegiatan katalogisasi yang hanya mencantumkan informasi data bibliografis, tingkat (level) I berdasarkan Anglo American Cataloging Rules(AACR) II yaitu : judul asli, pengarang, edisi, penerbit, tempat terbit dan nomor standar seperti Internasional Standard Book Number (ISBN).
b. Katalogisasi kompleks, adalah kegiatan katalogisasi yang mencantumkan informasi data bibliografis tingkat I ditambah antara lain judul paralel, judul-judul seri, judul terjemah, dan pengarang tambahan.
c. Katalog salinan adalah kegiatan menyalin data bibliografi bahan pustaka dari sumber bibliografi lain dengan atau tanpa menambah informasi yang diperlukan.
Kartu-kartu katalog yang dibuat dapat terdiri atas :
a. Katalog pengarang
b. Katalog judul
c. Katalod subjek
d. Katalog klasifikasi
Katalog kartu yang standar menggunakan karton halus, kat dan tipis berukuran 12.5 x 75cm, berlubang yang terletak di bagian sisi bagian bawah, dan di tengah-tengah antara sisi kiri dan kanan kartu.
Untuk lebih mempermudahkan penggunna dalm mencari buku sudah semestinya disusun dan ditata dengan baik, tata cara kerja penyusunan kartu katalog menurut P. Sumardji adalah:
1. Cara menyusun kartu katalog ada 2 macam, yaitu :
a. Bagi kelompok kartu katalog pengarang, kartu katalog judul dan kartu katalog subyek, masing-masing disusun menurut urutan secara alfabetis daripada huruf-huruf nama pengarang, judul dan subyek.
b. Bagi kelompok kartu katalog shelflist, disusun menurut urutan nomor penempatan(call number) yang tercantum pada sudut kiri atas, seperti halnya menyusun buku pada rak buku menurut nomor penempatan (call number) yang tercantum pada label yang ditempelkan pada punggung buku.
2. Cara menyusun kartu katalog menurut urutan secara alfabetis antara lain dengan :
a. Urutan huruf demi huruf sampai akhir kata (kata demi kata), misalnya:
- Muhammad Ali
- Muhammad Saleh
- Muhammadiyah.
b. Urutan huruf demi huruf sampai kepada yang terakhir, misalnya:
- Muhammad Ali
- Muhammadiyah
- Muhammad Saleh
3. Sama halnya dengan cara menyusun buku pada rak buku maka caranya menyusu kartu katalog shelflist – seperti sisebutkan si atas – ialah dengan menyusun menurut urutan nomor penempatan (call number) yang tercantum pada sudut kiri atas, dengan cara :
- Nomor klas diurutkan dari yang terkecil sampai dengan yang terbesar;
- Huruf-huruf kependekan nama utama pengarang diurutkan secara alfabetis mulai dari huruf ke-1, huruf ke-2, dan huruf ke-3, dilanjutkan dengan 1 huruf pertama dari judul;
- Demikian seterusnya.
4. Untuk memperjelas susunan kartu-kartu katalog, perlu diletakkan kartu-kartu petunjuk(guide card) di antara :
- sela-sela kelompok kartu katalog yang disusun menurut urutan secara alfabetis, dan
- sela-sela kelompok kartu katalog yang disusun menurut urutan nomor penempatan(call number).
Setiap kartu petunjuk (guide card) harus dapat dengan jelas menunjukkan kelompok kartu-kartu yang disusun di belakangnya.
2.4.4 Perlengkapan Buku
Untuk memudahkan penyimpanan dan memudahkan buku yang dipinjam dan yang ada di perpustakaan dalam kegiatan pengolahan sudah semestinya harus ada perlengkapan buku Menurut P. sumardji perlengkapan yang harus disediakan yaitu:
Label nomor penempatan (call number), yaitu lembaran kertas persegi kecil ukuran tertentu untuk keperluan mencantumkan nomor penempatan (cal number) yang akan ditempelkan pada punggung buku. Kegunaannya ialah untuk memberi tanda bahwa buku yang bersangkutan nomor penempatan (call number) –nya adalah yang dicantumkan pada label tersebut. Dengan label nomor penempatan (call number) tersebut buku yang bersangkutan mempunyai tanda petunjuk di mana bisa ditempatkan dan disusun. Caranya mencantumkan nomor penempatan (call number) dapat dilakukan dengan :
Ditulis tangan
Ditulis pakai sablon
Diketik
Berikut adalah cara menentukan nomor penempatan (call number) buku menurut P. Sumardji
1. Nomor penempatan (call number) buku, berfungsi sebagai alat untuk menentukan tempat ataupun urutan letak buku dalam penyimpanan dan penyusunan pada rak.
2. Pada dasarnya nomor penempatan (call number) buku terdiri dari :
· Nomor klas (nomor golongan ilmu/subyek ) buku
· 3 huruf kependekan dari nama keluarga/utama pengarang
· 1 huruf pertama dari judul buku.
Sebagai contoh nomor penempatan (call number) buku yang berjudul “Office Management and Control; the Actions of Administrative Management”, karangan George R. Terry, adalah :
651
Ter
o
· 651 adalah nomor klas (nomor galangan ilmu/subyek)buku yang ditentukan berdasarkan petunjuk dalam buku pedoman klasifikasi DDC, bahwa golongan ilmu/subyek daripada buku tersebut secara umumnya termasuk dalam golongan ”ilmu Pengetahuan Praktis (Applied sience)” dengan kode nomor 600. Secara khususnya termasuk golongan ilmu/subyek mengenai masalah “Office” atau “Perkantoran” dengan kode nomor 651. Karena itu untuk buku tersebut nomor klasnya (nomor golongan ilmu/ subyek) adalah 651.
· Ter adalah 3 huruf kependekan dari nama keluarga/utama pengarang “Terry” yang diambil dari depan yaitu Ter nya. Pada umumnya nama keluarga/utama pengarang adalah nama yang terletak di deretan paling belakang, kecuali nama keluarga/utama daripada nama pengarang Tionghoa yang letaknya justru di depan.
Karena itu 3 huruf kependekan dari nama keluarga/utama pengarang diambilkan dari nama “Terry” tersebut.
· o adalah 1 huruf pertama yang diambil dari judul buku “OfficeManagement and Control; the Action of Administrative Management”, di mana huruf o merupakan huruf pertama.
Blanko kartu buku, yaitu blanko kartu berukuran tertentu yang berisi isian ataupun kolom untuk diisi dengan keterangan-keterangan :
· Nomor penempatan (call number)
· Nama pengarang
· Judul buku
· Nama peminjam dan alamat atau nomor anggota perpustakaan
· Tanggal pinjam
· Tanggal kembali
· Parap
Kegunaannya ialah untuk dipakai sebagai arsip apabila bukunya sedang dipinjam.
Kantong kartu buku, yaitu kantong yang dibuat dari kertas yang agak tebal dan berbentuk segitiga atau persegi. Besarnya seukuran lebih sedikit daripada kartu buku. Kegunaannya adalah untuk menempatkan/ menyimpan kartu buku daripada buku yang bersangkutan. Kantong kartu buku ini ditempelkan di sampul belakang bagian dalam daripada buku yang bersangkutan.
Blangko tanggal pengembalian (due date), yaitu blanko yang berisi kolom-kolom untuk isian keterangan tanggal kembali buku yang sedang dipinjam. Ukurannya hampir sebesar kartu buku, dan gunanya untuk sewaktu-waktu diisi dengan keterangan tanggal kembali buku yang sedang dipinjam agar si peminjam dapat mengetahui kapan ia harus mengembalikannya. Blanko ini ditempelkan di halaman sebelah sampul belakang bagian dalam.
Lembaran peringatan/perhatian, yaitu lembaran sebesar kartu buku yang berisi uraian permintaan perhatian (peringatan) secara singkat kepada peminjam agar buku yang bersangkutan dipinjam tidak dihilangkan, dirusakan, dipinjamkan kepada orang lain yang akan beresiko akan hilang dan sebagainya. Lembaran ini ditempelkan pada sampul depan bagian dalam.
2.4.5 Penyusunan Buku di Rak (Shelving)
Setelah buku selesai diolah maka untuk mempermudah pengguna maupun pustakawan mencari bahan pustaka maka penyusunan buku di rak harus tertata dengan baik untuk mempermudah pencarian bahan pustaka, 4 pinsip penyusunan dan pengaturan buku menurut daryanto :
1. Class
Hendaknya buku-buku yang mempunyai subjek yang sama digolongkan dalam satu tempat.
2. Aistematis
Letakan berdekatan buku yang mempunyai pokok soal (subjek) yang sangat dekat pertaliaanya
3. Fleksibelity
Susunan buku harus fleksibel (luwes) sehingga memungkinkan penambahan buku yang sisipkan.
4. Simbol
Buku dalm rak harus mempunyai tempat yang tetap sehingga kalau diperlukan mudah didapat. Oleh itu buku harus diberi tanda atau simbol. ( Daryanto, 1985:133)
Dan untuk lebih mempermudah penyimpanan menurut P. Sumardji tata kerja penyusunan buku di rak yaitu:
Tulisan nomor penempatan (call number) pada label yang ditempelkan pada punggung buku, berfungsi sebagai petunjuk tempat dan nomor urut di mana buku yang bersangkutan harus ditempatkan dan disusun pada rak buku.
Dengan demikian tuliasn nomor penempatan (call number) tersebut harus selalu dipergunakan sebagai pedoman dalam menyusun buku yang bersangkutan pada rak buku.
Karena itu sebelum menyusun buku-buku di rak, lebih dahulu harus memperhatikan nomor penempatan (call number) masing-masing buku secara terperinci mulai dari nomor klas, kemudian tiga huruf kependekan nama utama/keluarga pengarang dan satu hurup pertama dari judul, sampai kepada yang lainnya.
Kemudian barulah pelaksanaan menyusun buku-buku dapat dilakukan dengan cara:
Pertama-tama buku-buku disusun menurut urutan no klasifikasi mulai dari yang terkecil sampai yang terbesar.
Kemudian susunan dilanjutkan dengan susunan menurut urutan secara alfabetis 3 huruf kependekan nama utama/keluarga pengarang satu persatu mulai hurup ke-1, ke-2 dan ke-3, dilanjutkan dengan urutan secara alfabetis pula 1 huruf pertama dari judul.
Selanjutnya diteruskan dengan urutan nomor maupun hurup lain-lain yang kiranya masih tercantum dalam label nomor penempatan (call number)
Demikianlah, maka apabila ada kelompok buku nomor klas-nya masing-masing sama semuannya, kemudian yang diurutkan adalahurutan secara alfabetis 3 huruf kependekan nma utama/keluarga pengarana mulai dari huruf ke-1, ke-2 dan ke-3. jika hurup ke-1sama, maka diurutkan kemudian adalah huruf ke-2 , dan jika huruf je1 maupun ke-2 sama, maka yang diurutkan kemudian adalah huruf ke 3. selanjutnya jika hurup ke-1, ke2 dan ke-3 tersebut juga sama, maka yang diurutkan kemudian adalah satu hurup pertama dari judul.
Jika ada kelompok buku baik nomor klas, 3 huruf kependekan nama utama/keluarga pengarang maupun 1 hurup pertama dari judul semua juga sama, maka yang diurutkan kemudian adalah urutan nomor penempatan (call number) seperti misalnya:
· Urutan jilid, biasanya pake angka rum: I, II, II dan seterusnya
· Urutan banyaknya eksemplar, biasanya dinyatakan dengan keterangan nomor urut: c.1, c.2, c.3, dan seterusnya, yang dimaksudnya adalah copy 1, copy 2, copy 3 dan seterusnya (berati 1 judul jumlah eksemplarnya lebih dai satu).
Contoh penyusunan buku-buku pada rak:
650 650 651 651 657 657 658 658 658 658 658
Spr Wei Ben Buc Mac Mat Bla Bla Koo Koo Koo
p b m h a a a d p p p
c.1 c.2 c.3
DAFTAR PUSTAKA
Daryanto, 1986 Pengetahuan Praktis Bagi Pustakawan, Binacipta, Malang.
Muchyidin, A. Suherlan, 1997 Panduan Penyelenggaraan Perpustakaan
Umum, Geger Sunten, Bandung.
Pendit, Putu Laxman, 2008 Perpustakaan Digital Dari A Sampai Z, Cita
Karyakarsa Mandiri, Jakarta.
Riduwan, 2007 Skala Pengukuran Variabel-Variabel Penelitia, Alfabeta,
Bandung.
Sulistyo Basuki, 1991 Pengantar Ilmu Perpustakaan, Gramedia Pustaka
Utama, Jakarta
Sumardji, P, 1993 Mengelola Perpustakaa, Kanisius, Yogyakarta.
Supriyanto, Wahyu, 2008 Teknologi Informasi Perpustakaan, Kanisius,
Yogyakarta.
Sutarno NS, 2006 Manajemen Perpustakaan: Suatiu Pendekkatan Praktik,
Saging Seto, Jakarta.
Usman, Husainin : Akbar, Purnomo Setiady, 2009 Metodologi Penelitian
Sosia, Bumi Aksara, Jakarta.
Yusuf, Pawit M : Suhendar, Yayan, 2005 Pedoman penyelenggaraan
perpustakaan sekola, Kencana, Jakarta.
0 komentar:
Posting Komentar